Електронни фактури


Решението Електронни фактури е насочено към фирми, които издават голям брой фактури на своите клиенти.

Решението е насочено основно към фирми, които ползват WorkFlow, но е възможно да се приложи и при други софтуери. Но тогава се изисква другия софтуер да генерира определен тип информация.

Електронните фактури са отговор на проблемите свързани със следните върпоси:
  • Колко ви струва издаването и изпращането на хартия на вашите фактури.
  • Колко пъти клиентът е казал, че не я е получил или че е отишла на неправилното място?
  • Колко пъти ви се е налагало да сравнявате инфорамацията за задълженията и платените суми с вашите клиенти?


    • Нашите изчисления показват, че средно доставката на една хартиена фактура до клиент струва 2 лв. Умножете по броя на фактурите, които изпращате, добавете проблемите с грешна доставка и сами преценете дали имате нужда от такова решение.

    Текущото законодателство в България няма задължение фактурите да са на хартия. Подписите и печатите също не са задължителни:
  • Съгл. чл.7, ал.1 от Закона за счетоводството печатът не е задължителен реквизит на фактурата.
  • Съгл. чл.8 от ЗС подписът на съставителя е заменен с идентификационен шифър.

    • Макар да няма изрично изискване за електронен подпис, ние сме добавили тази възможност. Електронния подпис гарантира, че:
  • Издателят на фактурите сте вие
  • Фактурата не е променяна и във вид, в който вие сте я издали

    Фактурите се генерират в два формата:
  • PDF - за да може клиентът да получи фактурата във вида, в който вие сте я направили
  • XML - за да може клиентът ви да импортира фактурата в своята система
    • Ползите от решението могат да се обобщят по следния начин:

    За вас
  • Намалени разходи. Вашите оперативни разходи по използването на системата са нула. Затова закупуването на система трябва да се разглежда като инвестиция, която ще се изплати от намелените разходи за хартиени фактури и има дългорочни ползи.
  • Скорост на доставка. Фактурите стигат веднага при клиента.
  • Сигурност на доставката. Вие сте сигурни, че точното лице при клиента е получил фактурата.
  • Добра комуникация с клиентите. Вие знаете дали клиетът е потвърдил получаването на фактурата и дали я оспорва.
  • Улесняване на клиентите. Чрез сайтът за фактури клиентите бързо и лесно могат да изтеглят всички фактури.


    • За вашите клиенти
  • Прозрачен процес на фактуриране. Имат пълен достъп на историята.
  •  Улесняване на обработката на фактурите. Чрез xml файла, вашите клиенти могат да импортират фактурата в техните счетоводни системи, ако те имат такава функция.
    • Решението има следните елементи:
  • WorkFlow - като система, която издава фактурите
  • Софтуер, който изпраща генерираните фактури по имейл и ги качва в интернет сайта
  • Интернет сайт, през който вашите клиенти могат да изтеглят всички фактури в два формата pdf и xml




    • Как изглежда системата от гледна точка на клиента?
    След като издадете фактурите, вашите клиенти получава имейл със примерно съдържание:

    *********
    Уважаеми г-н Иванов,
    Уведомяваме ви, че имате нова фактура с номер 0000000007 от дата 22.04.2010 с падеж 12.05.2010, обща стойност с ДДС 120.00 лева. Общите задължения към Бизнессофт ООД възлизат на 340,25 лева с ДДС.
    Към този email е прикачен файл с вашата фактура във формат pdf, който изисква Adobe Reader.
    За да видите списък с всички издадени фактури посетете следния адрес: http://address/EFaktura
    *********

    За фактурата има два варианта:
  • да бъде прикачена към имейла
  • да не бъде прикачена, в който случай клиентът получава и линк, с който да потвърди, че приема фактурата и чак тогава има достъп до нея през сайта.


    • Сайт с електронни фактури

    Как изглежда системата от ваша гледна точка?
    Има две основни действия:
  • В края на деня се извършва експорт на новите контрагенти, които са въведени. Създават им се автоматично профили.
  • При иницииране от потребител за определен брой фактури, например в края на деня, се генерира PDF фактури и се изшращат автоматично по имейл.
    •  
    Техническите изисквания са:

  • да имате сървър в инсталиран Windows Server 2003/2008
  •  да имате интернет достъп и статичен IP адрес, защото сайта с фактури ще бъде при вас на вашия сървър

    • Ние ще извършим останалите настройки и инсталaции. На сървъра ще бъде инсталиран Microsoft SQL Server Express Edition.
    Основната полза от системата освен удобство е намаляването на разходи. Затова ние считаме, че би било честно цената да бъде съобразена в обема на вашия бизнес и колко разходи ще бъдат спестени.
    Затова цената има два компонента:
  • Цена за настройка - EUR 300
  • Цена на фактура - EUR 0.1

    • И двете цени се заплащат еднократно.
    Пример за цена: да предположим, че издавате 5 000 фактури годишно. Цената на решението за вас ще бъде EUR 300 + (5 000*0.1)=EUR 800.

    Спестените разходи при цена 2 лева на фактура са 5000*2=10 000 лева или приблизително EUR 5 100.

    По този начин с инвестиция от 800 евро спестявате 5100 евро годишно!

    Максималната цена за решението е EUR 2000 - т.е. за фирми с над 17 000 фактури годишно цената ще е максимално EUR 2 000.