ИНФОРМАЦИЯ
На първо място, защото информацията е сила!
Това твърдение е общо известно и надали някой би го оспорил.
Само че има няколко детайла в това твърдение:

Колко лесно се събира информацията

 Колко е надеждна информацията

Колко е „прясна”

Но какво означава информация?
Ето един малък тест (маркирайте наум верния отговор):

ДДС регистрите са предадени навреме и са приети без проблеми

 Миналата година сме на печалба

Към днешна дата имаме 100 хиляди лева просрочени задължения (което е 15% от продажбите ни), от които 60 са над 150 дни и фирма Х ни е най-големия длъжник с 30 хиляди.

Да, и трите точки имат информационен характер, но само третата има следните характеристики:
 - Конкретна
 - Полезна
 - Основа за вземане на решение
 Защо? Това че регистрите са предадени и приети е добре, но това означава само, че няма да имаме проблеми с властите. Това че сме на печалба, само по себе си е добре, но колко е тя и дали не може да е повече? Информацията за вземанията обаче е напълно конкретна и предполага вземане на конкретно информирано решение, което очевидно е, че трябва да предприемем стъпки в събирането на вземанията или в по-внимателна политика по отношение на кредитните лимити.
По отношение на информацията за вземанията, която е много полезна, е важно да знаем още и колко време е отнело да човека или хората, които са правили справката, колко ръчни сметки са правили и калкулации в Ексел таблици и преди колко време са започнали да я правят.
Ето пак един малък тест (отбележете наум верния отговор):
A. Двама счетоводители са експортирали информацията за фактурите и за плащанията в Ексел преди една седмица и ръчно са напасвали информацията
B. Натиснах един бутон за извикване на справката и тя е актуална към този момент
Ако вашия отговор е B, то може би трябва да продължите да четете единствено от любопитство – явно сте си написали добре домашното. Ако обаче не сте близо до отговор B (или не дай си боже сте с отговор А), то трябва да продължите да четете внимателно.
Основното, които искаме да кажем с тези малки примери е, че да се управлява ефективно едно предприятие независимо дали в криза или не, то управлението на фирмата трябва да има информация, която да позволи про-активно, т.е. преди да се е случил проблема, да се вземе решение, което с известна доза сигурност ще го предотврати. Откакто един проблем се е случил, колкото справки и да искаме после, само ще ни покаже евентуално къде сме сгрешили.
Далеч по-добре е да сме взели информирани решения, които да предотвратяват проблеми или да водят до положителни резултати за фирмата.
Как можем да направим това:
- Като имаме стандартизирани бизнес процеси
- Подходящи системи, които да ги обслужват
- И навременна, вярна и уместна информация

КАТЕГОРИЗАЦИЯ НА ИНФОРМАЦИЯТА

Знаете ли кой е ключа към по-добрата информация? Или защо един клиент не е просто клиент и защо един продукт не просто продукт? Ключът се нарича категоризация на информацията.

Все още не е много ясно какво означава това нали? Нека се опитаме да обясним: Имате клиент с име Фирма Х и продукт и име Лепило У. Нека сега си представим, че имате 5000 клиента и 5000 продукта.

Давате задача на вашия Мениджър продажби – искам да знам следните неща:
- Кой продукт е най-продаван по регион
- Коя продуктова линия е най-печеливша
- Коя продуктова линия залежава по складовете (с разбивка по региони)
- Кой регион е с най-голям растеж тази година
- Коя продуктова линия е с най-голям растеж тази година
- Кой търговец е изкарал най-много пари за фирмата (като добавена стойност, не като продажби) И т.н.

Защо ще задавате тези въпроси – за да знаете как да управлявате фирмата си разбира се, за какво друго! Дали само с името на клиента и продукта ще можете да си отговорите на вашите въпроси? Надали.

Как обаче се постига това – много по-просто е отколкото си мислите. Клиентът освен основните му данни като контакти и Булстат може да има и много друго характеристики. Като в коя индустрия работи, кой търговец отговаря за него, какъв тип е, колко е голям, от кой регион. От вас зависи – каквито въпроси ще си задавате, такива характеристики ще имат клиентите.

По същия начин и вашите продукти. Нека предположим че произвеждате/ продавате химически продукти –като торове, бои, киселини и т.н. Имате 100 вида бои, 100 вида торове и 100 вида киселини. Всяка боя има свои характеристики. На първо място е продуктова линия боя, след това може да бъде алкидна и след това може да бъде червена например. За всеки продукт можем да структурираме такива категории, които да имат смисъл при анализа.

Този вид категоризация трябва да се въвежда само веднъж! Това е много важно. Ако ни се налага при всяка продажба да я въвеждаме, то това означава, че няма да се въвежда. Ако спазваме тази логика бихме могли много лесно да научим отговорите на горните въпроси.

И най-важното – това не е ядрена физика. Трябва да си зададем въпросите, които ни вълнуват и да намерим начин да въведем такава информация в нашата система, която лесно да ни помогне да получим отговори (като лесно значи автоматично).

Затова нашето послание тук е: обърнете внимание на структурата на вашата информация. Тя е ключа към отговорите на вашите въпроси.

БИЗНЕС ПРОЦЕСИ
Първата страница завърши с твърдението, че трябва да имаме стандартизирани бизнес процеси. Но какво е бизнес процес?

Ако потърсите в Wikipedia ще намерите следния отговор: Бизнес процес или бизнес метод е съвкупност от свързани, структурирани дейности или задачи, които произвеждат конкретна услуга или продукт (служи за определена цел) за определен клиент или клиенти.

Е и? – бихте казали. И правилно. Нещата не трябва да са сложни, за да са полезни. Бизнес процес е нищо повече от начина по който си вършите ежедневната работа.

Ето някои примери:
- Стоката се експедира на основата на заявки от клиенти, със експедиционни бележки, които веднага или в рамките на законовия срок се фактурират.
- За да направим производствения план за седмицата изваждаме справка за текущата наличност, за постъпилите заявки от клиенти и питаме търговците какви са техните очаквания. Така пресмятаме колко продукция трябва да произведем и на основата на калкулациите на изделията виждаме дали имаме достатъчно материал на склад.
- Плащаме всеки четвъртък. Главния счетоводител дава списък с неплатените фактури, подредени по давност и важност и информация за текущата наличност по банковите сметки и какво се очаква да постъпи. Така взимаме решение на кой и колко да платим.
- За да поръчаме стока от нашите контрагенти в чужбина, събираме заявките от клоновете в страната, обобщаваме ги по контрагент и ги изпращаме.

Списъкът е буквално казано безкраен, колкото различни бизнеси има, толкова различни бизнес процеси има (макар и само в детайлите). Но защо е необходимо да се занимаваме с бизнес процеси? Нека първо отговорим на един друг въпрос – кога е по-лесно да се управлява една фирма, когато хората знаят какво трябва да правят и в каква последователност и в какъв срок или когато управителят му се налага да „виси на главата” на всеки служител, за да обяснява какво е правилното следващо действие, което трябва да направи? Отговорът е очевиден.

Е, затова ни трябват бизнес процесите – служителите имат нужда да знаят какво се очаква от тях, когато си вършат работата и да не се налага на всяка стъпка да питат някой. И да не забравяме – за да имаме контрол върху това, което се случва, без да се налага постоянна намеса.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ

След като знаем защо е необходимо да се занимаваме с бизнес процеси, сега е време да уточним защо трябва да е стандартизиран.

Бизнес процесът може да има много клончета и пътеки, по които да тече. Например: Процес 1 Процес 2

Кой процес според вас ще е разбираем за вашите служители? Да и двете диаграми представляват процеси, но единият съдържа прекалено много условности и решения, които трябва да се вземат по време на изпълнение. С други думи – да процес е, но не е добър процес по отношение на лесното управление на фирмата. Затова трябва да стандартизираме процесите в нашата фирма – да направим такава организация на работата, при която да има достатъчно хора, системи или каквото друго е необходимо, за да може процесите да текат по предварително начертана пътека с възможно най-малко разклонения – или да са стандартизирани. Все пак служители ни са хора, а не машини – те трябва да разбират какво се иска от тях, нали?

Един малък пример: идва добър клиент при отговорник склад и иска да му даде стока Х и се разписва на хартиена разписка и с нея отива да му издадат фактура. В това време друг добър клиент се обажда на търговския отдел и му казва, че много спешно му трябва същата стока и търговецът му казва „да имаме специално за теб” и му дава висока цена (което клиента напълно осъзнава, но стоката му трябва спешно). В резултат вторият клиент вероятно никога повече няма да се обади, защото не само сме му дали висока цена, но и един ден след това му се обаждаме и казваме, че всъщност нямаме стоката и е станала грешка. А той междувременно е загубил своя клиент, защото вече няма време да поръча от друго място. Кое е по-добре, да кажем на клиента, че нямаме стоката и той следващия път пак да се обади или да го загубим напълно поради вътрешната липса на организация.

Линията е много тънка – ако бяхме казали на отговорник склада, че стока се дава само след като експедиционната бележка е въведена в системата, а не на хартия, нямаше да загубим един клиент. И кой е виновен за тази ситуация – вие, управителите, които не са дали ясни инструкции как се работи.

Така че основният извод е, че стандартизираните бизнес процеси ни трябват, за да се избягват грешки, за да има предсказуемост и ясни правила за работа.

ПРОЦЕДУРИ И ПРАВИЛА

Отговорете си честно на следните въпроси: колко процедури и правила имате разписани във вашата фирма? Запознати ли са служителите с тях? Подписали ли са се, че ги приемат и че ще ги спазват? Имат ли ясни длъжностни характеристики със задължения и отговорности?

Не се притеснявайте – повечето фирми са като вас – нямат такива формалности. Но защо наличието на формалности трябва да е нещо добро всъщност? Не пречи ли на работата?

Ако фирмата е трима човека в една стая сигурно ще пречи, но ако фирмата има 50 служителя със сигурност е добра идея да се инвестира време във формалности. Така поне като се върнете след 3 седмица отпуска от място, където няма покритие на мобилните телефони, ще имате известна доза сигурност, че фирмата все още съществува.

 И пак нека бъдем честни - служителите НЕ искат да взимат решение (а и не трябва в повечето случаи). Хората искат да знаят какво да правят.

Така че, ако сте се затворили с вашия консултант в една стая за една седмица и сте начертали брилянтни стандартизирани бизнес процеси, работата въобще не е свършила. Предстои по-сложното – да накарате хората да ги разберат (дотук добре), да ги приемат (става сложно) и да ги прилагат в практиката.

Не се опитваме да кажем, че ако напишете 500 страници процедури и правила, работата е свършена. Не е. Както и процеса, така и процедурите трябва да са прости и ясни и да работите със служителите да ги приемат и изпълняват. Така поне няма да получавате отговори от типа – аз не знаех.

Ако след разясняване на процедурите и след потвърждение, че са разбрани, даден служител продължава да твърди, че не е разбрал, значи май е време да го смените. Или по-лошо – много добре е разбрал, но не му изнася, поради други съображения (какви – сами преценете).

ИНТЕГРИРАНА ИНФОРМАЦИОННАТА СИСТЕМА

Макар въпросите вече да станат много, но няма как: какво е интегрирана информационна система и какво общо има с казаното дотук.

Нека да направим едно малко обобщение дотук:
- Трябва да имаме информация, която е навременна, достоверна, уместна и категоризирана
- Трябва да имаме стандартизирани бизнес процеси, които са добре обяснени на служителите и те ги спазват

Това добре, но кой контролира всичкото това реално да се случи. Аз (читателят на този текст)! Ще си кажете - едва ли. Имам достатъчно работа, за да правя и това. Да, така е.

Но нека погледнем и друга гледна точка – имате толкова много работа, защото нямате кой да контролира нещата вместо вас и то безпристрастно и без емоции. Май вече имате отговора – трябва ви информационна система, която да контролира вместо вас нещата. Това възможно ли е – естествено, че вече е възможно.

Софтуер се пише вече 30 години, така че със сигурност има нещо, което ще ви свърши работа. Дали е скъпо или евтино е въпрос на преценка и целесъобразност. Но каква е основната характеристика на информационната система, която би ви свършила работа. Ако следваме логиката предишните съждения – би трябвало това да е „интегрирана”.

За мъжката част от читателите е известен вица (макар и да се случвало наистина) за това как войниците ги карат да носят камъни от единия край на плаца и обратно – да се намират на работа, не за друго. Докато в казармата това е простимо, то в реалния бизнес да карате служителите си да носят камъни дотам и обратно е недопустимо (или по друг начин казано, да въвеждат информация няколко пъти).

И понеже е хубаво човек да онагледява такива силни изказвания, нека го направим. Как се извършва една продажба при липса на интегрирана система:
- От складовата система изписваме стоката. Разпечатваме документа.
- Този документ отива в счетоводството. Там бива въведена фактура. Осчетоводява се само прихода, защото не се знае себестойността на стоката (на края на годината или месеца ще получим осреднена стойност). Т.е. не знаем дали от тази сделка не губим.
- Ако счетоводната ни система не е нова, то трябва в програмата на данъчните да въведем информация за ДДС регистри.
- След това пристига плащането, което се осчетоводява по партидата на клиента като сума. В ексел обаче се води по фактури – колко точно вие преценете.

И така какво постигнахме:
- Знаят ли търговците, които работят със складовата програма, кои клиенти имат неплатени задължения?
- Знаете ли колко печелите от сделките?
- Всичко, което е дадено на клиенти ли е експедирано?
- Фактурираното равно ли е на експедираното?

И всъщност колко грешки допуснахме докато една и съща информация бъде въведена в няколко системи. И най-важното: имаме ли лесно достъпна, навременна и достоверна информация, на основата на която да вземем решение?

Нашите стандартизирани бизнес процес как може да бъдат контролирани, при положение, че имам толкова различни системи? Е не може! Това е истината.

Трябва ви една единна система, която да: - интегрира всички информационни потоци: търговски, счетоводни, финансови, логистични и т.н. - да може да следи вашите стандартизирани бизнес процеси (и по възможността да не позволява тяхното нарушаване – волно или неволно) - и да дава необходимата информация.

Информационната система е софтуер – избор има достатъчно на пазара, така че да се избере правилната система за вашите нужди. Не трябва да се вземат предвид само факти от типа евтина/ скъпа или българска/ чужда. Важно е с оглед на изложените съждения да се направи избор, който да обслужва вашите интереси и най-важното да води до спестяване на пари или до повишаване на приходи/ печалба. Как може това да прави един софтуер.

Само за една област ще дадем пример: материални запаси или стока на склад. Стоката на склад може да ви донесе следните загуби или ползи:
- ако държим на склад стока, която не се търси или е залежала, то сме затворили пари, които не се въртят – губим пари
- ако нямаме стока на склад, която се търси, клиентът ще отиде при конкуренцията – губим пари от нереализирани продажби.
- ако знаем от кои стоки печелим повече, ще вложим повече усилия в тяхната продажба – печелим повече пари

Тези ползи/ загуби могат да се управляват с наличието на информация (но не каква да е, а добра информация). Така че информационните системи не трябва да се разглеждат като разход. Напротив – като купувате машина или микробус, като разход ли го разглеждате? Така и трябва да се разглежда една информационна система – какви ползи ще ми донесе и каква инвестиция е разумно да се направи в замяна на тези ползи.

7